FINANZPLANUNG MIT EXCEL

EXCEL-LENTES WERKZEUG?

Alle Controller der Welt eint die Nutzung von Excel. Deswegen bietet Adaptive Insights eine identische Web und Excel Oberfläche für aktive Planung und Berichtswesen. Denn, werdende Kunden beschreiben häufig die Probleme , die Robert S. Hull vom CFO zum Gründer hat werden lassen:

Die jährliche Planung ist ein zermürbender Prozess mit dem großen Ziel, Umsatz und Marge für das Ende des kommenden Jahres festzulegen. Das monatlich folgende Berichtswesen ist statisch standardisiert und mangelt in Inhalt wie Format an Flexibilität. Ein voller Controlling-Kalender lässt wenig Zeit für eine differenzierte Analyse, egal ob ad hoc angefragt, vertiefend erläuternd, rollierend fortschreibend oder in einer was-wäre-wenn Analyse. Ein solcher Planungs-Prozess liefert selten solide Daten für Entscheidungen. Es mangelt an Akzeptanz.

Verantwortliche Controller und FP&A’ler die den monatlichen Ist- und Plan-Prozess „Buchhaltung–>Excel Liste–>Excel Listen–>Excel Berichte“ gestalten, erfahren die Grenzen von Excel:

Der Excel Hammer

Mit Excel als Hammer wird alles zum Nagel. Wir arbeiten seit Jahrzehnten mit der Lösung und sind in diversen Standards zertifiziert. Controlling ohne Excel? Auch für uns unvorstellbar. Die Excel Dateien der Planung wachsen allerdings zu unkooperativen Dateien heran, die schwer zu pflegen und zu verwalten sind. „Bloß nichts anfassen“ wird zum Mantra und bedeutet für jede Datei, Monate sind anzupassen, Verweise sind zu prüfen und auf ausbleibende Änderungswünsche seitens der Berichts-Empfänger wird gehofft.

Frustrierend vertraut?

Ein solcher Prozess steht auf wackeligen Füßen, umso mehr als das Flexibilität und Anpassungsfähigkeit von der Abteilung gefragt ist. Es zirkulieren unterschiedliche Versionen und Vorlagen in der Organisation, in der Konsolidierung der Masse an Dateien sind Links anzupassen und Formeln nachzuvollziehen. Nicht selten findet sich im Berichtswesen ein manuell hinzugefügte Zahl als letzte Anpassung. Wenn die Prüfung der Konsistenz zur Hauptaufgabe wird, diskutiert die große Runde über die formale Korrektheit der Werte. „Diese Zahl kenne ich nicht.“ verdrängt wichtige Inhalte.

Die Übersicht schwindet mit der Anzahl der Planer

Ist die E-Mail mit der Budget-Vorlage auch zeitig versendet, kommen die Antworten immer kurz vor oder nach der Deadline zurück. Während die Ergebnisse aus den Mails gespeichert, gesichtet, kopiert oder verlinkt werden, tröpfeln die letzten Antworten und die ersten Überarbeitungen ein. In diesem Stadium fehlt nicht selten die Übersicht auf geklärte und ungeklärte Sachverhalte.

Schlimmer noch, es fehlt die Zeit auf die inhaltliche Konsistenz zu achten, auf die eine extra Zeile oder die eine überschriebene Formel. Die Konsistenz ist dahin und wird spätabendlich improvisiert mit Telefonanrufen manuell wieder hergestellt. Eine kooperative Planung mit dem Business Partner sieht anders aus.

Vor diesem Hintergrund ist ein monatlich oder wöchentlich rollierender Forecast zum Scheitern verurteilt.

Was-wäre-wenn Analysen sind eine Herausforderung

Wir Controller sind froh, wenn endlich die Baseline des Budgets stimmt und gerade noch genug Zeit für die Folien ist. Ab sofort sind Änderungen unerwünscht. Wider besseres Wissen um den gerade gewonnenen Deal geht der Prozess in die nächste Runde. Selbst entscheidende strategische Informationen der Führungsetage fließen lediglich am Rande oder in einer separaten Planung auf Folien 97 bis 108 mit ein. Die Präsentation ehemals aktueller Zahlen und eine ausbleibende Kopplung der Strategie mit dem betrieblichen Alltag sind nicht selten die Folge.

Ad hoc Anfragen – die oft mit einem „mal eben“ beginnen –  sollten proaktiv vorbereit sein. Sind doch mögliche Auswirkung einer Umsatzsteigerung auf den Personalbestand, Effekte einer Wechselkursschwankung auf den Cash Flow, Preis- und Kosten-Sensitivitäten nicht der Sinn der Planung? Die verwendeten Excel Dateien geben das „mal eben“ weder im Einzel- noch im Gesamt-Plan  her; also wird mit grober Vereinfachung improvisiert. Treiber und Annahmen in einer Kopie des Budgets zu ändern, das wäre eine solide Grundlage einer was-wäre-wenn Analyse.

Wie lange noch erfolgen die hilfreichen, nützlichen Analysen im Anschluss an das Tagesgeschäft aus Monatsabschluss und Planung?

Management Berichte sind weder flexibel, noch einfach zu erstellen

Jeden Monat wird unter Zeitdruck das Reporting vorbereitet. Excel, PowerPoint, Word; öffnen, anpassen, ersetzen, kopieren, kommentieren, sichern, schliessen, versenden.
Jeden Monat dieselben Berichte und die Hoffnung, dass es keine Rückfragen nach detaillierten oder leicht veränderten Berichten gibt.

Jede Änderung bedeutet eine Verlängerung zu dem geplanten langen Arbeitstag. Zeit koste es, die Daten aus den Vorsystemen zu ermitteln, die Excel Dateien anzupassen, neue Pivot Tabellen und Berichte zu erstellen. Wenn dann die Konsistenz fehlt, resultiert die berechtigte Verwirrung in mehr Rückfragen und mehr Arbeit.

Warum können Berichte weder schnell noch konsistent in einer intuitiven Oberfläche erstellt werden und berechtigt die Frequenz und Auslastung dieser engen Zeitfenster das Management nicht, über wenige Klicks die detaillierteren Informationen selbst zu ermitteln?

DER ALTERNATIVE WEG