Der FAST Standard bei OLAP Datenquellen

FAST steht für flexible, akkurate, strukturierte und transparente Modellierung, meistens umgesetzt in MS Excel. Der Standard nutzt dem Rechnungswesen und Controlling unabhängig vom verwendeten System mit sinnvollen Anhaltspunkten, die organisatorisch verankert werden wollen. Grob vergleichbar ist die SUCCESS Methode von Prof. Dr. Hichert, die allerdings auf die visuelle Präsentation von Informationen abzielt. Wir haben uns Gedanken gemacht wie der Standard sich um div. OLAP und DWH Systemen erweitern lässt.

Vor fast 10 Jahren wurden viele der ehem. großen OLAP BI und CPM Anbieter von den Software Giganten dieser Welt gekauft. Neue Anbieter im Open Source und SaaS Bereich drängen mit Erfolg auf den Markt. Die Systeme werden offener und die Fachabteilung nutzt – natürlich weiter – Excel für die Analyse und die Verbindung der neuen System-Vielfalt. Kern des FAST Standards ist die Modellierung genau eines abgrenzbaren Modells. Das bedingt gute Schnittstellen die FAST besonders in den Abschnitten 1.03 Multiple Workbook Models und 2.04 Input Sheets behandelt. Weiter bietet FAST mit dem Kapitel 3 einen kompletten Regelsatz zur Kalkulation von Kennzahlen, die u.a. einfach und eindeutig sein sollen.

In der Realität steht Excel neben div. OLAP oder DWH Systemen oder ist selbst Front End für diese wie BEx, TM1, Smart View oder Office+. Die FAST Regel 1.01-01 verlangt die Trennung von Registern in Basis – wir zählen dazu Queries, Arbeit, Präsentation und Kontrolle. 2.04-03 verlangt selbst-erklärende Input Sheets. Aus beide folgt, dass jede Datenquelle, bspw. Umsatzinformationen aus einem Würfel, ein eigenes Register anzulegen ist. Denken wir das weiter. So gibt der Standard eine Zeitskala vor. Die in Excel geforderte Zeit-Detaillierung kann bedeuten, aggregierte Werte zu laden. Die Qualität der extrahierten Werte aus den Vorsystemen ist kritisch. Wir sehen das als gegeben an, denken wir weiter.

Typischerweise bestehen Excel Berichte mit OLAP Anbindung aus Kopfbereich, Zeilen- und Spaltendimensionen und dem sich daraus ergebenden Datenbereich, Die Inhalte werden mehr oder wenig dynamisch mit einem speziellen Set an Formeln aus der OLAP Welt geladen oder es liegt ein Query zu Grunde. Der Inhalt jeder OLAP Zelle im Datenbereich ist zu 100% über seine Formel identifiziert. Ersetzt man diese durch Werte, bleibt diese Transparenz nur erhalten, wenn sämtliche Dimensionen auf dem Blatt explizit sichtbar sind.

Wir kennen drei Formen der Informationstransparenz: explizit, semi-explizit und implizit. Semi-explizite Informationen können aus bestehenden Eigenschaften abgeleitet werden. Sie stehen außerhalb des relevanten Bereichs bspw. im Namen des Registers oder der Datei: „Umsatzanalyse Sogetus Ltd.xls“  bezieht semi-explizit alle Daten der Datei auf die Sogetus Ltd. Implizite Informationen sind fast unsichtbar, sie sind kultureller Natur. Die E-Mail mit der Bitte um aktuelle Umsätze steckt voller impliziter Informationen. Es kann sich bspw. um die verwertete Biomasse einer Kläranlage handeln. Wir schließen daraus meist in Rechnung gestellte Leistungen im aktuellen Geschäftsjahr für den Organisationsbereich des Absenders in der lokalen Währung. Folgen wir den folgenden Regeln liegen für jede Daten-Zelle sämtliche Informationen explizit vor und dazu kann jede Daten-Zelle mit korrektem relationalen Bezug einfach kopiert werden.

Im Kopfbereich benötigen wir Konstanten aus dem Kontroll-Bereichen wie das Jahr oder die Organisation. Diese können im Spaltenkopf detailliert werden. Jeder Spaltenkopf enthält die konstituierenden Dimensionen eines Modells: Zeit, Organisation, Prozess und Werttyp.  Die Zeilenköpfe enthalten die definierenden Dimensionen eines Modells: Die Kennzahlen und diese weiter spezifizierende Dimensionen. Etwas genauer bedeutet das:

Zeile 1 enthält folglich Informationen aus dem Excel Modell, die als Parameter in die Abfrage zum OLAP System einfließen. Das ist immer der Server und der Würfel, meist das Jahr und die Organisation und kann weiter der Prozess sein wie Ist, Plan, Forecast oder der Werttyp (Stück, Währung, etc.).

Zeile 2 bis 5 enthalten die nicht im Modell global vorgegebenen Parameter für Zeit, Org, Prozess und Werttyp. Enthält ein Modell eine dieser Dimensionen nicht, kann sie leer bleiben. Wird ein Parameter wie EURO als Konstante verwendet, rutscht er in Zeile 1 und kann hier referenziert werden. Werden EURO und lokale Währung verwendet, ist diese Information in der Zeile zu führen und in der ersten Spalte als solche zu kennzeichnen.

Die Spalten A bis O enthalten die Kennzahl, weitere Dimensionen des Modells und deren Attribute. Die Anzahl Spalten kann variieren, sollte aber abteilungs- oder unternehmensweit festgelegt sein. Ausnahmen können deutlich markierte weitere Spalten am Ende der Datenquelle sein, die in ihrer Spaltenstruktur ansonsten eher fixer Art sein sollten. Fest steht in Spalte A der Name der Zeile und in Spalte B die Kennzahl. Modelle mit mehr als 8-10 Dimensionen sind aus unserer Sicht relational über Prozeduren zu teilen, ein Kommentar zu multidimensionalen entscheidungsorientierten OLAP Modellen dieser Größe erübrigt sich. Die nicht verwalteten Spalten sind auszublenden.

Das A und O ist also fix, der Datenbereich beginnt immer in Zelle P6. In der Graphik ist gut zu sehen, dass diesem Modell sei gedankt die notwendigen Berechnungen reduziert werden. Die unterschiedlichen interdependenten Umsatzzahlen werden vom Modell berechnet und geliefert, deren Konsistenz stellt das System sicher. Wir empfehlen im Einklang mit dem Standard, der dies sicher nicht beabsichtigt hat, definierte Kennzahlen aus bestehenden Datenbanken zu laden und sie nicht im Modell zu berechnen.

Der FAST Standard hadert etwas mit Namen, 4.03-01 „Do not use Excel Names“ ist eindeutig. Wir lieben eindeutige Namen. Die ergeben sich bei multidimensionalen Modellen wie oben aus dem Dimensionstupel. Die Kennzahl Umsatz ist erst durch den Partner eindeutig identifiziert. Liefern wir eine Zahl ohne weiteren Bezug, nutzen wir implizite Annahmen. Wenn der Chef Brutto denkt und der Controller konsolidiert liefert. fühlen sich beide im Recht und merken im schlimmsten Falle den Unterschied nicht. Ein Zeilenname ist daher nicht zu empfehlen, auch weil in P6 der Ist und in U6 der Plan Umsatz extern steht. Ein Name ist für die Parameter in Zeile 1 zu empfehlen. Grundregel: Namen nur für Parameter auf dem Kontrollsheet. In den Formelaufrufen ist es schlussendlich gleich, ob für das Jahr der Bezug auf $C$1 oder der Name JAHR verwendet wird.

Dieser Text soll sie motivieren, sich mit dem FAST Standard auseinander zu setzen.

[bctt tweet=“Der FAST Standard besitzt globale Gültigkeit für relationale und multidimensionale Modelle.“]

Wenn Sie interessiert sind und mit dem Standard experimentieren wollen, beziehen sie ihre Kollegen mit ein. Wie jeder Standard will er lediglich Richtschnur für die gesamte Organisation sein, nur so entfaltet er sein ganzes Potential. Wir geben Ihnen gerne eine Übersicht über die Regelungen.