Die Crux mit dem Konzernreporting
Robert S. Hull, Gründer von Adaptive Insights hat erneut mit 400 US CFOs gesprochen, diesmal zum Thema „Challenges in Assembling Corporate Reporting“.
[bctt tweet=“Nicht weniger als der Zustand des gesamten Unternehmens ist auf den Punkt zu präsentieren.“ via=“no“]
Statt auf den Punkt, trifft „auf einem Dashboard“ den Trend wohl besser. Allerdings wird es voll bei zunehmenden Datenquellen und zunehmendem Datenvolumen. Im Ergebnis glauben laut CB Insights lediglich 46% der Verantwortlichen daran, den Nerv der Berichts-Empfänger zu treffen.
Komplexe Daten unter Zeitdruck berichten
Der Grund liegt in der Komplexität unternehmensweiter Kennzahlen und dem zeitlichen Aufwand den Daten-
- -sammlung,
- -validierung,
- -aufbereitung und
- -verteilung
benötigt. Der Anspruch fehlerfreier Inhalte lässt wenig Zeit für eine interne Kommunikation darüber. Die Berichtsfabrik, ggf. als Centre of Excellence getarnt, opfert den ökonomischen Mehrwert der Aktualität der Berichte. Verständlich, es sind aus diversen Datenquellen diverse Berichtsformate konsistent, zeitnah und „actionable“ zu liefern. Kann ein Mehrwert bei wachsendem Berichts-Volumen – 70% der Befragten rechnen mit mehr – geleistet werden? Er kann; mit Konzept: Standardisierung, Automatisierung und erweiterte Befugnisse der Berichts-Empfänger bieten eine zeitliche Optimierung, die in inhaltliche Arbeit investiert werden kann.
Potentiale im Konzernreporting
Standardisierung führt zu Automatisierung
Als ineffizient bezeichnen 43% der Befragten den Prozess der Berichtserstellung. Es mangelt an Konzept. Ganze 60% erheben operative und finanzielle Daten aus unterschiedlichen Quellen. Das benötigt umfangreichere Fähigkeiten und Zeit für die Konsolidierung über die Datenquellen hinweg.
Interessant und wenig verwunderlich ist, dass der Anteil an MS Office Nutzern unter CFOs mit angenommen ineffizienten Prozessen ganze 10 Prozentpunkte über dem Gesamtschnitt von 54% liegt. Die gefühlte Ineffizienz korreliert stark mit der Anzahl der benötigten Schritte in der Datenaufbereitung und -validierung. Fehlt ein standardisierter Informationsfluss, steigt offensichtlich die Unsicherheit, die Kosten und das Optimierungspotential. Die Studie stellt fest: genauer berichten in kürzerer Zeit erfolgt optimal aus einer gemeinsamen Datenquelle finanzieller und operativer Daten die in automatisierten Prozessen angebunden sind.
Verwendete Technologie auf dem Prüfstand
Der Bericht wird in 9 von 10 Fällen mit MS Office Produkten aufbereitet. Mehr als zwei Drittel versenden die Ergebnisse per E-Mail. Um die 20 Berichte sind im Quartal zu liefern; dies beinhaltet alle wiederkehrenden Formate von der einfachen Übersicht bis zum allumfassenden Board Package. Einschub: seit 2005 liefert ein ostwestfälischer Kaffeefilterhersteller sein Package live und online während der Vorstands-Sitzung. Mit Konzept und Wille öffnet sich ein Weg und technische Innovationen sind ein Mosaik-Stein auf dem Weg zu soliden Entscheidungen und effizienten Berichtsprozessen.
Eine hohe Zahl an Reports steigert die gefühlte Ineffizienz. Das obere Quartil verbringt mindestens 30% seiner täglichen Arbeit mit der Berichterstellung. Diese CFOs zeigen eine hohe Unzufriedenheit. Das ist besonders relevant, da die Informationsversorgung des Management eine besondere Transparenz hat und der Ruf nach Change bei Missfallen schnell laut werden kann. Folglich landen bessere Fähigkeiten in Dashboard-Design und Formatierung auf Platz 1 (29%) der CFO Wunschliste für die eigene Abteilung. Dabei ist der Bericht als Ergebnis nur die Spitze des Prozess-Eisbergs und dessen Stabilität wird vor dem Druck eines Berichts bestimmt.
Flexibel und sicher zusätzliche Anfragen erledigen
Neben wiederkehrenden Berichten komplettieren Ad hoc Anfragen das Berichtswesen. Das wachsende Volumen und die zeitnahe Verfügbarkeit von Informationen verlangt nach Funktionalität, mit denen sich die Berichts-Empfänger direkt am Datenschatz bedienen. Wieder erhält das FP&A Konzept und dessen Umsetzung in einfachen Berichtsgeneratoren hohe Bedeutung. Wer SQL benötigt oder eine Formel mit x Parametern definieren muss, wird die ad Hoc Anfrage delegieren. In Excel bilden Flexibilität und Einfachheit zwei Seiten einer Medaille. Jede Anpassung durch den Nutzer liegt außerhalb des Einfluss der Abteilung und führt fast sicher zu Problemen in der Kommunikation der Berichts-Inhalte. Excel wird als häufigste Fehlerquelle genannt; natürlich ist das oft das Placebo für den Excel-Nutzer.
Der CFO Indicator wurde im Januar veröffentlicht, kann in Gänze hier abgerufen werden und endet mit den Worten:
„To truly deliver actionable insights … CFOs will need to institute processes that ensure multiple, fast visual views of a growing amount of both financial and operational data with expanding data sets fueling corporate reports.“
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