Der FAST Standard für Excel Modelle

Excel zählt zur weltweiten Bürokultur wie die Kaffee- und die Mittagspause. Kein Werkzeug ist verbreiteter, flexibler und einfacher per Mail oder über zentrale Laufwerke zu verteilen. Für uns ist Excel eine Kultur. Excel-Modelle sind nach unserer FiRe Methode dann angebracht, wenn sehr flexible und zeitlich instabile Anforderungen einfach umgesetzt werden sollen. Der FAST Standard hilft allgemein und ungemein mit Excel zu modellieren. Angesprochen sind alle Excel-Helden, die unzählige Stunden mit teils widersinnigen Anforderungen, kurzfristigen Änderungen und Dateien verbracht haben, die ganz anders als versendet retourniert wurden.

FAST steht für und verspricht flexibel, angemessen, strukturiert und transparent zu sein. Das passt, deshalb der Link zur kostenlosen pdf Datei, frei von jeder Registrierung. 

Das erste Kapitel kümmert sich um die Excel Datei an sich und empfiehlt diese in Fakt, Kalkulation, Kontrolle und Präsentation zu unterteilen. Das ist leicht umzusetzen; einfach als Standard für „Neue Datei“ unternehmensweit festlegen. Eine Stunde Arbeit, viele Stunden gespart. Im Modell werden die Register dann sprechend umbenannt.

Fakt steht für Basisdaten. Wir gehen einen Schritt weiter und verwenden diese Kategorie für importierte und zu exportierende Daten. Der Standard sieht vor, diese Zellen gesondert zu markieren. Das ist hinfällig, sind sie in einem Register gekapselt. Die Farbe blau ist unsere Farbe für Technik und Systeme. Sind manuelle Daten einzupflegen, empfehlen wir die Registerfarbe gelb. Sind das wiederholt abgefragte Inhalte, die über Steuerungsinformationen und die oben definierten kulturellen Inhalte hinaus gehen, empfehlen wir eine Umsetzung in einem Planungs-System.

Register in denen kalkuliert wird sind bei uns grün. Grün sind bei uns Konzepte und Modelle, die Organisation einigt sich auf ein Regelwerk welches in Systemen umgesetzt wird. Es werden Basisdaten verarbeitet, neue Kennzahlen entstehen. Die Gestaltungsregeln für Berechnungen sind das Herzstück des Standards und stellen daher einen Großteil des Inhalts. Als Ausblick auf den Standard sei gesagt, dass Kalkulationen auf eine Zeile hin zu vereinfachen sind, keine Kalkulation zu wiederholen ist und genau eine Zeitachse verwendet werden soll.

Kontrolle, abgekürzt mit  ctrl, kennen wir. Öffnen wir eine Datei, sind hier Zeit und Organisation auszuwählen, oft direkt neben dieser unsäglichen „EXPORT“ Schaltfläche. Denkt man den Standard weiter, kann hier die Farbpalette, Logos u.ä. zur Verfügung gestellt werden. Der Format-Pinsel dankt. Benannte Zellen werden übrigens kritisch gesehen. Wir befürworten die Namensvergabe bei eindeutigem Zell-Inhalt und nur in diesem Register. Die Semantik kommt unserer Meinung nach sowieso zu kurz. Welches Modell arbeitet denn mit „Dieser Plan“ oder „Dieses Jahr“ und spart so tagelange Anpassungen? Das ist eine Erfahrung aus einem Dutzend Jahren Praxis. Wir haben auch erfahren, dass operative Modelle mit einer laufenden und finanzielle Modelle mit einer geteilten Zeitdimension zu modellieren sind. Oft übersehen wird auch die Tatsache, dass ein Forecast sich über die Zeit entwickelt. Trotzdem werden unterschiedlichste Modelle angelegt und eben nicht ein Stand der Planung in einer weiteren Version gesichert. All diese Modellierungsinhalte münden im ctrl Register, ein Beispiel zeigen wir am Ende des Blogs.

Das rote prs Register steht für Präsentation und damit für die Darstellung von Berichten und Dashboards. Wichtig ist, dass keine weiteren Informationen zugefügt oder verarbeitet werden. Jede Zelle enthält lediglich einen Bezug in die kalk Register. Auch wenn Teile der Zellen exportiert werden, sind diese aus fakt zu beziehen, niemals aus prs. Zumindest das machen die meisten Dashboard-Lösungen richtig. Allerdings sind sie im Export schwach und wir bleiben dabei: Die CFO Kernkomponente ist die Planung. Nur mit einer Planung werden die Organisation und die knappen Mittel in einen strukturierten Prozess überführt.

Deswegen sehen wir, dass viele der heutigen Excel-Modelle  besser in professionellen Werkzeugen wie bspw. Adaptive Insights aufgehoben sind. Adaptive’s Gründer war selbst CFO und deshalb setzt die Lösung wohl große Teile des Standards selbstverständlich um. Die in Deutschland verbreiteten success Gestaltungsregeln von Prof. Dr. Hichert sind eine gute Ergänzung. Einige Anbieter haben sich diese speziellen Visualisierungsvorgaben und Diagramme lizenziert. Für uns gilt: ein Modell (System) ist zuerst so gut wie sein Modellierer (Implementierer) und muss dann schön sein.

In diesem Beitrag stellen wir kurzum dar, wie Excel gem. dem FAST Standard angepasst werden kann, um einfach besser zu analysieren und zu berichten. Übernehmen sie die Vierteilung in den Excel Standard und fügen sie die immer wieder verwendeten Informationen ein. Das vereinfacht, standardisiert die Modellierung und, ja irgendwie schon, bringt ein wenig mehr Farbe und Kultur in die Excel-Datei-Landschaft.