Eine Dame wird 30 – Excel und Controlling-Systeme aus Nutzersicht

Microsoft Excel wird in 2015 dreißig Jahre alt! Kein anderes Werkzeug hat betriebliche Entscheidungen, gute wie schlechte, derart geprägt. Seitdem sind viele heterogene Informations-Systeme eingeführt worden. Operative Berichte existieren im ERP-System, in den Controlling-Systemen, den Management-Informations-Systemen, dem Vertriebs-Management-System und genau deswegen: in Excel.

Jede Fachabteilung hat spezifische Anforderungen mit eigenen Systemen umgesetzt. So ist die Daten-Hoheit in der Fachabteilung sichergestellt und eine aufwändige Koordination des System-Portfolios entfällt. Die Allzweckwaffe MS Excel ist das verbindende Dateiformat für Inhalte und Kennzahlen, die letzte Meile auf dem Weg zum Entscheider. Die These ist gewagt (ist sie?):  das eigentliche Corporate Performance Management, bzw. Business Intelligence System der meisten Unternehmen ist Excel und damit eine dreißig Jahre alte Dame. Ein Software-Dino. Der Dino bleibt, selbst wenn hunderttausende Euro für die Einführung einer weiteren integrativen Lösung aufgewendet werden.

Dabei ist jedes neue Werkzeug nur so gut wie sein Implementierer und Nutzer. Was also tun? Wir versuchen es mit Forensic Information-Requirements. FiRe hat zwei Seiten. Die Erfassung und Optimierung der Inhalte und Kennzahlen aller Systeme ist die eine Seite. Zweites verbindendes Element der Systeme sind wir als Mitarbeiter und Führungskräfte. Die organisatorische Komponente eines jeden Systems ist die zweite Seite. Aus diesen beiden Perspektiven heraus analysieren wir die Anforderungen an die Systeme und Rollen der beteiligten Personen. So können Zielsetzung, Risiko und Aufwand optimal ausgesteuert werden. Redundante Informationsinhalte und Prozesse werden aufgezeigt. Meistens folgt daraus, Schnittstellen und damit Verarbeitungsprozesse zu vereinfachen, automatisieren oder auf Laufzeit und Fehlerpotential hin zu optimieren.

Heterogene und verteilte Informationssysteme sind gut für Ihr Unternehmen. So wie Währungen durch den Wechselkurs flexibel sind und das Gesamtsystem stabil halten, bedienen lokale Systeme strukturiert einen spezifischen Informationsbedarf. Jedes System verbessert per se einen Teilprozess. Ziel ist ausdrücklich nicht die Ablösung durch ein System sondern der Aufbau und Ausbau der regulierenden Normen. Diese haben insbesondere die Aufgabe, die Risiken von Fehlentscheidungen auf Basis von inkonsistenten Insellösungen und die Kosten durch ungeeignete System- und Lizenz-Entscheidungen zu steuern.

FiRe haben wir uns also als eine Münze vorgestellt.
Jedes Informationssystem hat 1) eine inhaltliche, wirkende Seite und 2) eine technische, verwaltende Seite. Vergleichbar ist das mit den beiden Seiten einer Münze – wobei die eine Seite immer den Wert der Münze beziffert und die zweite Seite eine Besonderheit des prägenden Landes zeigt. Münzen werden von uns als Zahlungsmittel zur Ressourcenallokation verwendet. Dazu sind Münzen in der Regel gegen andere Währungen umtauschbar. So existieren weltweit viele Währungen und damit Münzen, jede hat zwei Seiten. Einerseits zeigt jede Münze einen fest definierten Wert, andererseits ist jede Münze mit einer von drei verschiedenen Prägungen versehen. Sie schmückt entweder ein Kopf, eine Konstruktion oder ein Kulturgut. In eine dieser drei Prägungen kann jedes betriebliche Informationssystem eingeteilt werden. Stimmen Prägung und Zielsetzung des Systems nicht überein, hat das teure Konsequenzen. Ein Beispiel ist die ausbleibende monatliche E-Mail mit der so wichtigen Kennzahl, der Mitarbeiter ist im Urlaub oder krank.

Das ist der FiRe Kern. Er ermöglicht, bestehende Informationsinhalte besser zu planen, zu analysieren und zu berichten. Dies setzt eben ein effektives – anforderungsgerechtes – System voraus.

Prägen sie ihre Währung:
Systeme werden eingeführt um einen Informationsbedarf zu decken. Informationssysteme sind Mensch-Aufgabe-Technik-Systeme. Dabei entwickeln sie sich zu einem der drei Kriterien “Kopf, Konstrukt, Kultur” hin, mit unterschiedlichen Lebenszyklen, Stärken und Schwächen, die der ursprünglich intendierten Zielsetzung dann durchaus entgegen stehen können. Der Kopf entspricht Systemen die im Wesentlichen von einer Person betreut werden. Kriterium ist hier die Systemhoheit. Das Kulturgut ist hingegen eine MS Excel Datei die von jedermann nach kleiner Einarbeitung genutzt werden kann. Eine Konstruktion ist ein fest verankertes Gebilde, das organisatorisch und unabhängig von Personen meistens durch die IT Abteilung erbracht wird. Jedes dieser Systeme hat – im Kontext seiner Zielsetzung – eine Daseinsberechtigung und seine generischen Stärken und Schwächen.

Kopf

  • Ein Kopf steuert Aufgabe und Technik, Prozess und Umsetzung sind personifiziert
  • Hohe Spezialisierung, hohes Risiko, günstig
  • Geeignet für abgegrenzte, standardisierte Aufgaben mit hoher Frequenz und einfachem Ersatz des Spezialisten
  • Migration beginnt mit Fokus auf den Kopf und Prozess

Kultur

  • Werkzeuge, die allgemein einsetzbar sind wie Excel und Access
  • Hohes Optimierungspotential, hohe Fehlerquote, hohe Verfügbarkeit
  • Geeignet für sich häufig ändernde – schlecht strukturierte – Verarbeitungsprozesse und Einmal-Projekte oder Einmal-Anforderungen
  • Migration beginnt mit Fokus auf die Aufgabe

Konstruktion

  • Organisatorische Einbindung komplexer Systeme mit festen Verfügbarkeiten und Prozessen
  • Hohe Konstanz, geringe Flexibilität, hoher Durchdringungsgrad, hohe Kosten
  • Geeignet für klar definierte, eingefahrene, operative Aufgaben wie ERP, Lohnabrechnung, Produktionssteuerung
  • Migration beginnt mit Fokus auf die Technik

Wir denken nicht, dass Excel in absehbarer Zeit verschwinden wird. Aber nicht alles was hier möglich ist, sollte für bare Münze genommen werden. Controlling mit System bedeutet, Werkzeuge effektiv einzusetzen. Die Ausgaben für neue Systeme waren häufig mehr als gerechtfertigt, nur deswegen sollte eine Revision der bestehenden Architektur nicht ausbleiben.

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