Berichte, Kommentierungen, Lieferfristen. Der Controller im Monatsabschluss darf nicht gestört werden. Und doch gehören gerade dann Koordination und kleine Anfragen wie „mal eben umbuchen“ und „hier noch etwas gefunden“ zum Standard. Mit kleinen Tricks kann dem entgegnet werden. Das in ein System gegossene Controlling-Konzept und eine gelebte Controlling-Kultur im Management sind wichtige Voraussetzungen. Im Folgenden konzentrieren wir uns auf kleine Techniken die helfen, Kommunikation effektiver zu produzieren und zu verteilen.

Bieten Systeme bei der Informationsversorgung Lücken, werden Anfragen an den Controller per Mail, Anruf oder vermehrt über Chat Systeme gestellt. Zeitmanagement-Vordenker raten, sämtliche Quellen der Ablenkung auszuschalten. Das ist unser erster Tipp und er gilt für E-Mail Notifikationen, Handy Vibrationen und die Verfügbarkeit in den Chats. Nehmen sie sich alle 90 Minuten Zeit eingehende Anfragen direkt zu beantworten oder im Kalender einzuplanen. Sie werden merken, wie schnell sich ihre Kollegen – auch ihr Boss – an den Rhythmus gewöhnen.

Antworten sie auf eine E-Mail mit einer Terminanfrage. Bei Anfragen mit unklarer Spezifikation ist dabei ein Online-Meeting zum Teilen des Bildschirminhaltes mit ihrem Kollegen von großem Nutzen. Durch die gemeinsame Bearbeitung gleicht sich die Arbeitsweise an, der Kollege lernt subtil seine Aufgaben klarer zu spezifizieren und er internalisiert die Kosten der Aufgabenerfüllung. Die meisten Mail-Programme bieten diese Funktion (s. Google Mail unten). Im optimalen Fall können sie auf die Systeme hinweisen, die die angefragte Information ohne die Notwendigkeit einer Anfrage liefern.

Ist eine schnelle Lieferung über die bestehenden Controlling oder Content Management Systeme zu aufwändig, achten sie auf eine einfache und umfassende Darstellung in Excel. Liefern sie Berichte und – soweit nicht explizit angefragt – keine Tabellen. Beide unterscheiden hier anhand einer Aussage. Eine Tabelle ist eine aussagelose Darstellung von Daten in einem zweidimensionalen Raster. Der Bericht trifft eine Aussage. Vermeiden Sie es, Erläuterungen zum Bericht in der Mail einzufügen. Sie gehören in den Bericht und können dort bei längerem Text als Textfeld eingefügt werden. Versenden sie den Bericht direkt aus Excel heraus (wenn sie Outlook nutzen).

Wie Berichte schnell erstellt und formatiert werden können, ist Teil unserer Excel Schulung. Diese zielt auf Shortcuts (die im wahrsten Sinne des Wortes die Bearbeitungszeit verkürzen) und Modellierungskompetenz mit Standards ab. Wiederholen sich Anfragen, soll ein Prozess zur Übernahme in das Management-Informationssystem existieren. Zu beiden Zielen je ein kurzes Beispiel:

Der FAST Standard gibt Modellierungsregeln vor, die Lesbarkeit und Analysierbarkeit organisationsweit erhöhen. Er teilt ein Excel-Modell wie einen Bericht in mindestens vier Register: Quelldaten, Kalkulation, Darstellung und Steuerung. Diese sollten standardmäßig bei Öffnung vorhanden sein. Daten werden nach Herkunft farblich abweichend dargestellt, es ist auf neutrale positive Darstellung, kurze lesbare Formeln, durchgängige Spalten und logisch abfolgende Kalkulationszeilen zu achten. Wir schlagen vor den Bericht nach vorne zu stellen und die ersten 5 Spalten und 5 Zeilen für Logik auszublenden. Der Standard kann in einer zweitägigen Schulung lokal angepasst und vermittelt werden.

Die Optimierung über Shortcuts der Tastatur wird von uns bevorzugt. Wer gerne mit der Maus arbeitet hat einen Vorteil, den Doppelklick. Der Doppelklick auf

• die Linie zwischen Zeilen / Spalten passt die Höhe / Breite automatisch an
• ein Menü in der obersten Zeile blendet den Bereich aus und wieder ein für mehr Platz
• dem Formatsymbol ermöglicht die Anwendung auf mehre Zellen nacheinander, was besonders bei Befolgung von „erst Inhalte, dann Formate“ fruchtbar ist
• eine Zelle ist der Zellinhalt aktiv, mit erneutem Doppelklick wird die Zahl oder das Wort unter der Maus aktiviert
• eine Seitenlinie einer Zelle springt zum Anfang (oben oder links), Ende (unten oder rechts) des Spalten oder Zellbereichs
• die rechte untere Ecke einer Zelle kopiert die Formel oder den Zellinhalt nach unten

 

Vom Bericht zur Information

Daten – Listen – Tabellen – Berichte – Aussagen

Die Ermittlung und Darstellung relevanter Informationen erfolgt durch leistungsstarke Systeme. Mit der Rechnerleistung im Rücken stehen die Datenqualität, die Standardisierung der Prozesslogik und die Auswahl wie Präsentation der wirklich relevanten Informationen im Vordergrund. Also die Schnittstellen mit humaner Interaktion. Dieser Beitrag untersucht Beginn und Ende einer Anforderung.

Unser CFO beauftragt Sie ein Dashboard zur Verfügung zu stellen. Das Unternehmen produziert Investitionsgüter. Die sechs Kennzahlen hat sie mit dem CEO festgelegt. Die Kennzahlen tragen ihre CFO-Handschrift:

Kürzel	Bezeichnung	Salopp gesagt
AE	Auftragseingang	Unterschriebene Verträge
NU	Netto Umsatz	Echter Umsatz
PbT	Profit	Ergebnis vor Steuern
WC	Working Capital	Produktionsmittel abzgl. Kosten dafür
OCF	Operativer Cashflow	Geld ohne Sonderlocken
GWB	Geschäftswertbeitrag	Was übrig bleibt

 

Mit einer ausschließlich internen Perspektive, abgesehen von den Fremdkapitalkosten in WN vielleicht, eignen sich hervorragend zur Steuerung einzelner Werke oder Produktgruppen. „Ist diese zentrale Perspektive implementiert, wollen wir konsequent weitere Informationsbedarfe ankoppeln.“

Weiter vorgegeben sind das Geschäftsjahr, der Vergleich zum Vorjahr, zum Budget und dem aktuellen Forecast und die Anwendung auf die sechs Produktionsstätten weltweit und die vier großen Produktionslinien. Halten wir uns nicht mit Definitionen, Standards und Werten auf, springen wir in die Darstellung der Informationen.

Sie haben gelernt zu unterscheiden zwischen Rohdaten, Ermittlungslogik, und Datenpräsentation und klassifizieren jede Datei entweder als Maske, Liste, Tabelle, Bericht oder Dashboard. Zur Ermittlung der Kennzahlen für das Dashboard erfolgt der Zugriff über ein oder mehrere dieser Datenquellen.

Typ	Präsentation von Informationen mit dem Ziel Daten	Beispiel
Maske	durch Eingabe erheben	Planungsbericht
Liste	einer Art zur Verfügung zu stellen	Summen und Saldenliste, Output einer Schnittstelle
Tabelle	in einem Raster darzustellen	Pivot Tabelle mit >zwei Dimensionen
Bericht	mit einer Aussage zu präsentieren	Tabelle mit Überschrift, Kommentierungsbericht
Dashboard	unterschiedlichster Sachverhalte komprimiert darzustellen	Siehe unten

Wir gehen davon aus, dass die Zahlen in einer Tabelle zur Verfügung stehen, bspw. wie folgt:

 

Die Tabelle ermöglicht die Analyse der Daten und deren Interpretation. Zur Liste ist sie durch ihre nicht homogene Darstellung abgegrenzt, zum Bericht durch ihre aussagefreie Darstellung. Neben den dargestellten Daten stützt sie sich weiter auf den Sachverstand des Empfängers und die Unternehmenskultur. Wir unterscheiden in explizite, derivative und implizite Informationen.

Explizit	Direkt aus der Präsentation ablesbare Informationen	Kennzahl in Zeilen, Zeit in Spalten, Typ der Daten (Ist, Plan, Forecast), die Daten an sich
Derivativ	Aus dem Kontext ableitbar	Das Werk, die Produktlinie, Kardinalität der Zahlen (mEur), Kontextbezug der Kennzahlen (Auflauf, Stichtag), der lfd. Monat Oktober
Implizit	Nicht direkt ableitbar	Definition der Kennzahlen, Datenherkunft, Währung oder Menge bei Wechselkursen (Preisen) nahe 1, Konsolidierungsstufe, weitere Dimensionsbezüge

 

Die Trennung zwischen derivativer und impliziter Information wird durch den Kontext bedingt. Dieser Bericht in der Hand eines externen ist nicht interpretierbar. Als Anhang einer Antwort-Mail „bitte aktuelle Auswertung“ des Werksleiters Standort X ergibt sich ein anderes Bild. Durch den kulturellen Kontext kann eine Schutzfunktion entstehen. Ändern wir die Tabelle minimal ab, wird das Potential von Konventionen und Formaten unmittelbar deutlich.

 

Intuitiv werden die Zahlen zum abgeschlossenen Monat und Jahresende verglichen. Eine gute Tabelle leistet auch ohne Aussage Hilfestellung. Eine neue Tabelle entsteht:

 

Mit Fokus nur auf die linke Hälfte reduziert sich das Informationsangebot um den Monat, eine komprimierte Sicht entsteht.

 

Ein Schritt zurück und einen Schritt Richtung Dashboard stellen wir die Monatsinformationen grafisch dar. Ein Vorteil der tabellarischen Darstellung gegenüber der grafischen ist das Anzeigen in unterschiedlichen Skalen wie Eur und %. In der grafischen Analyse treten Muster stärker hervor. Der Auftragseingang im Ist folgt bspw. einer linearen Funktion. Das deutet in diesem Kontext auf einen Fehler hin.